Obowiązuje od 3 czerwca 2024 roku

REGULAMIN ORAZ WYTYCZNE DOTYCZĄCE WYKONYWANIA USŁUG W ZAKRESIE TŁUMACZEŃ PISEMNYCH PRZEZ FIRMĘ MULTI LANG LAB KATARZYNA WIELEŃSKA,
DZIAŁAJĄCĄ POD MARKĄ POGOTOWIE TŁUMACZENIOWE®, ZWANĄ DALEJ „MULTI LANG LAB”

§ 1
Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa warunki i zasady świadczenia usług tłumaczeniowych przez firmę Multi Lang Lab Katarzyna Wieleńska, działającą pod marką Pogotowie Tłumaczeniowe®, zwaną dalej Multi Lang Lab.
2. Złożenie zamówienia na wykonanie usług tłumaczeniowych jest równoznaczne z akceptacją przez Zleceniodawcę warunków niniejszego Regulaminu.
3. Multi Lang Lab zobowiązuje się dołożyć wszelkich starań, aby każde zlecenie zostało wykonane zgodnie z zaakceptowanymi przez Multi Lang Lab i Zleceniodawcę warunkami zlecenia. Ponadto, Multi Lang Lab zobowiązuje się do wykonania usług tłumaczeniowych w sposób rzetelny oraz zgodnie z ustalonym i zaakceptowanym terminem realizacji.

§ 2
Warunki składania zamówień  

1. Warunkiem wykonania tłumaczenia przez Multi Lang Lab jest przesłanie przez Zleceniodawcę tekstów/materiałów do tłumaczenia:
   • drogą mailową na adres kontakt@pogotowietlumaczeniowe.pl;
   • poprzez usługę cloud computing.
2. Teksty do tłumaczenia powinny znajdować się w plikach o następujących rozszerzeniach: .doc/ .docx, .ppt/.pptx, .odt., .pdf, .xls/.xlsx lub innym uzgodnionym standardowym formacie, a także w poprawnym stanie technicznym, bez zakłóceń, utraty danych i błędów prowadzących do nieprawidłowego działania edytorów lub uniemożliwiających normalne korzystanie z prawidłowych elementów formatowania, bez konieczności przeprowadzania operacji odzyskiwania danych, rozwiązywania problemów technicznych, obejść i nieoficjalnych (nieautoryzowanych) poprawek.
3. W ramach odrębnej oferty istnieje możliwość zamówienia usług wydawniczych, drukarskich, graficznych i poligraficznych (składu, obróbki graficznej, DTP, kopiowania, drukowania, skanowania, konwersji i pozostałych operacji na plikach).
4. Zamówienia mogą być składane w języku polskim lub angielskim.
5. Przesłanie formularza zamówienia wraz z dokumentami lub samo przesłanie dokumentów do przetłumaczenia, podanie danych do faktury oraz uzgodnienie terminu realizacji jest równoznaczne ze złożeniem zamówienia.
6. Zamówienie oraz anulowanie usługi tłumaczenia musi być wykonane w formie pisemnej.

§ 3
Potwierdzenie zamówienia

1. Multi Lang Lab zobowiązuje się potwierdzić otrzymanie zamówienia (dokumentów do przetłumaczenia) oraz ustalić ze Zleceniodawcą datę wykonania tłumaczenia.
2. Multi Lang Lab zobowiązuje się odesłać wykonane tłumaczenie w formie elektronicznej pod adres i sposobem ustalonym ze Zleceniodawcą.
3. Zleceniodawca otrzyma gotowe tłumaczenie na adres zamówienia i w takim samym formacie, jak tekst oryginalny, z wyjątkiem: .doc/.docx przy tłumaczeniu ze skanów, wydruków, pdf itp.; .doc/.docx/.xls/.xlsx/.ppt/.pptx w przypadku .doc/.docx/.xls/.xlsx/.ppt/.pptx. Zleceniodawca nie może odmówić przyjęcia tłumaczenia i uznać je za niedostarczone lub spóźnione ze względu na szczegóły formatu lub formatowania, jeżeli nie zamawiał dodatkowej usługi wydawniczej, drukarskiej, graficznej i poligraficznej (składu, obróbki graficznej, DTP, kopiowania, drukowania, skanowania, konwersji i pozostałych operacji na plikach), która możliwa jest za dodatkową opłatą.
4. Układ graficzny dokumentów utworzonych w dowolnym programie pakietu MS Office wykonywany jest bez dodatkowych kosztów. Niestandardowy układ graficzny, wymagający pracy w programach spoza pakietu MS Office, bądź na plikach zamkniętych do edycji, przygotowywany jest w ramach odrębnej oferty.
5. Dopuszczalne jest odesłanie przetłumaczonych dokumentów pocztą lub kurierem, na adres ustalony ze Zleceniodawcą.
6. Jeżeli Zleceniodawca nie potwierdzi odbioru wykonanego tłumaczenia i nie upomina się o jego dostarczenie do 24 godzin po terminie realizacji zlecenia, Multi Lang Lab zakłada, że Zleceniodawca otrzymał wykonane tłumaczenie w odpowiedni sposób i w ustalonym terminie.

§ 4
Wycena

Usługi tłumaczeniowe są świadczone przez Multi Lang Lab według cen każdorazowo określanych przy danym zamówieniu.

A.   Tłumaczenia pisemne zwykłe:

1. Za stronę rozliczeniową przyjmuje się 1500 znaków ze spacjami tekstu wynikowego.
2. Stawki podane podczas wyceny obowiązują za każdą rozpoczętą stronę.
3. Do podanych stawek należy doliczyć 23% podatku VAT.
4. Minimalne zamówienie to jedna strona obliczeniowa.
5. Niedopuszczalne jest odejmowanie od objętości tekstu tłumaczenia znaków spacji, znaków przestankowych, symboli, powtarzających się słów oraz słów nietłumaczonych. Znaki spacji, znaki przestankowe, symbole, powtarzające się słowa oraz słowa nietłumaczone są integralną częścią tekstu i nie mogą stanowić podstawy do zmniejszenia ceny za tłumaczenie.
6. Do okresu realizacji tłumaczenia nie są wliczane soboty, niedziele, dni ustawowo wolne od pracy oraz dzień złożenia zamówienia oraz dzień oddania gotowego tłumaczenia, z wyjątkiem złożenia zamówienia na tłumaczenie do odbioru „w dniu zlecenia”.
7.  Zleceniodawca upoważnia Multi Lang Lab do wystawienia faktury VAT bez podpisu odbiorcy.

B. Tłumaczenia pisemne uwierzytelnione („przysięgłe”)

1. Za stronę rozliczeniową tłumaczenia uwierzytelnionego przyjmuje się 1125 znaków ze spacjami tekstu wynikowego.
2. Zasady wykonywania tłumaczeń pisemnych uwierzytelnionych reguluje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości. Tłumaczenia uwierzytelnione podlegają szczególnym wymogom prawa i praktyki w zakresie ich metodologii, formy, wyglądu, opisów, komentarzy, zabezpieczenia przed niepożądaną ingerencją oraz rejestracji. Każde tłumaczenie pisemne uwierzytelnione opatrzone jest pieczęcią oraz adnotacją tłumacza przysięgłego z datą i numerem repertorium.
3. Zleceniodawca powinien przekazać dokumentację w oryginale, o ile oryginał posiada. W przypadku niemożliwości przekazania oryginałów, Zleceniodawca może dostarczyć materiały do tłumaczenia w formie skanów. W takim przypadku tłumacz przysięgły umieszcza adnotację o wykonaniu tłumaczenia z kopii.
4. Tekst tłumaczenia pisemnego uwierzytelnionego przekazywany jest Zleceniodawcy na wydruku w jednym egzemplarzu. Dodatkowe egzemplarze tłumaczenia pisemnego uwierzytelnionego mogą zostać wykonane na życzenie Zleceniodawcy za dodatkową opłatą na podstawie uprzedniego porozumienia stron.
5. Wykonane tłumaczenie pisemne uwierzytelnione Zleceniodawca może otrzymać osobiście, za pośrednictwem poczty (list polecony za potwierdzeniem odbioru) lub poczty kurierskiej. W przypadku przesłania tłumaczenia pocztą kurierską, koszty przesyłki ponosi Zleceniodawca. Wyjątkiem są stali Zleceniodawcy, którzy podpisali z Multi Lang Lab odrębne umowy o stałej współpracy.
6. Stawki podane podczas wyceny obowiązują za każdą rozpoczętą stronę.
7. Do podanych stawek należy doliczyć 23% podatku VAT.
8. Minimalne zamówienie to jedna strona obliczeniowa.
9. Niedopuszczalne jest odejmowanie od objętości tekstu tłumaczenia znaków spacji, znaków przestankowych, symboli, powtarzających się słów oraz słów nietłumaczonych. Znaki spacji, znaki przestankowe, symbole, powtarzające się słowa oraz słowa nietłumaczone są integralną częścią tekstu i nie mogą stanowić podstawy do zmniejszenia ceny za tłumaczenie.
10. Do okresu realizacji tłumaczenia nie są wliczane soboty, niedziele, dni ustawowo wolne od pracy oraz dzień złożenia zamówienia oraz dzień oddania gotowego tłumaczenia, z wyjątkiem złożenia zamówienia na tłumaczenie do odbioru „w dniu zlecenia”.
11. Zleceniodawca upoważnia Multi Lang Lab do wystawienia faktury VAT bez podpisu odbiorcy.

§ 5
Tryby realizacji tłumaczeń pisemnych

1. Zamówienia realizowane są w następujących trybach:
   • Tryb zwykły – do 10 stron rozliczeniowych w ciągu doby;
   • Tryb pilny – od 11 do 15 stron rozliczeniowych w ciągu doby (tłumaczenia zwykłe – cena wyższa o 25%; tłumaczenia uwierzytelnione – cena wyższa o 50%);
   • Tryb ekspresowy – powyżej 16 stron rozliczeniowych w ciągu doby (tłumaczenia zwykłe – cena wyższa o 50%; tłumaczenia uwierzytelnione – cena wyższa o 100%);
   • Tryb superekspresowy – realizacja w dniu zlecenia lub tłumaczenie „ad hoc”, najszybciej jak to tylko możliwe, zważywszy na objętość materiału do tłumaczenia (cena ustalana indywidualnie w przypadku wszystkich rodzajów tłumaczeń).
2. Realny termin realizacji usługi w każdym przypadku uzależniony jest od specyfiki, stopnia skomplikowania tekstu oraz języka przekładu i każdorazowo ustalany jest ze Zleceniodawcą.
3. Multi Lang Lab zastrzega sobie prawo do zmiany terminu wykonania zlecenia tłumaczenia bez podania przyczyny, po uprzednim poinformowaniu Zleceniodawcy o nowym terminie wykonania zlecenia.
4. W przypadku trybu pilnego, ekspresowego i superekspresowego Zleceniodawca rozumie i akceptuje, że usługa może być wykonywana przez zespół tłumaczy i weryfikatorów (w miejsce jednego tłumacza i jednego weryfikatora), co może mieć wpływ na spójność terminologii i jakość samego przekładu.
5. Cena tłumaczenia pisemnego zwykłego nie obejmuje przygotowania tekstu do szerokiego rozpowszechniania ani do publikacji. Teksty przeznaczone do szerokiego rozpowszechniania lub do publikacji podlegają dodatkowej redakcji, którą Multi Lang Lab może wykonać dla Zleceniodawcy za dodatkową opłatą. W przypadku tekstów przeznaczonych do szerokiego rozpowszechniania lub do publikacji, Zleceniodawca zobowiązany jest poinformować Multi Lang Lab o tym fakcie.
6. Jeżeli Zleceniodawca zdecyduje się na wybór tłumaczenia zwykłego w przypadku tekstów przeznaczonych do szerokiego rozpowszechniania lub do publikacji, reklamacje dotyczące jakości tłumaczenia nie będą rozpatrywane.
7. Tłumaczenia tekstów przeznaczonych do publikacji (także na stronach i portalach internetowych) nie są realizowane w trybie pilnym, ekspresowym i superekspresowym.

§ 6
Anulowanie zamówienia

1. Anulowanie zamówienia tłumaczeń pisemnych musi mieć zawsze formę pisemną, to znaczy zostać wysłane pocztą elektroniczną do Multi Lang Lab przez osobę upoważnioną do anulowania zlecenia.
2. Jeżeli Zleceniodawca anuluje zamówienie na wykonanie tłumaczeń pisemnych, zostanie obciążony kosztami wynikającymi bezpośrednio z ilości tekstu przetłumaczonego do chwili otrzymania anulowania zamówienia oraz kosztami wynikającymi z potrzeby zapoznania się z dostarczonymi przez Zleceniodawcę materiałami referencyjnymi, przewodnikami stylu, obszernymi instrukcjami, badaniem danej dziedziny, zakupem potrzebnych książek i publikacji.
3. Multi Lang Lab nie przyjmuje odpowiedzialności za posługiwanie się przez Zleceniodawcę tłumaczeniami niedokończonymi lub niesprawdzonymi.

§ 7
Zasady wykonywania tłumaczeń pisemnych

1. Multi Lang Lab świadczy usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych oraz innych usług powiązanych, takich jak redakcja i korekta językowa, weryfikacja poprawności tłumaczenia, tłumaczenia uwierzytelnione oraz uwierzytelnianie tekstów tłumaczeń przez tłumaczy przysięgłych.
2. Tłumaczenia wykonywane są z najwyższą starannością w oparciu o zasady należytego wykonywania zawodu, tzn. zgodnie z następującą zasadą i etapami: tłumaczenie, weryfikacja, weryfikacja Zleceniodawcy, redakcja według wskazówek otrzymanych od Zleceniodawcy. Zgodnie z umową, Zleceniodawca otrzymuje ustaloną wersję tłumaczenia.
3. W chwili zlecenia tłumaczenia pisemnego, Zleceniodawca udostępni Multi Lang Lab informacje i dokumenty konieczne do przygotowania tłumaczenia. Są to: glosariusze, terminologia stosowana przez Zleceniodawcę, ilustracje, przewodniki stylu, skróty, terminy i słownictwo specjalistyczne używane wewnątrz organizacji Zleceniodawcy.
4. Jeżeli Zleceniodawca nie dostarczy materiałów referencyjnych, glosariuszy, dokumentacji pomocniczej, ani nie udzieli szczególnych wskazówek, terminologia fachowa zostanie przetłumaczona w sposób powszechnie stosowany, opisany w specjalistycznych słownikach, leksykalnie uzasadniony i ogólnie zrozumiały, zgodnie z najlepszą wiedzą i praktyką zawodową tłumacza.
5. Multi Lang Lab nie ponosi odpowiedzialności za błędy i opóźnienia spowodowane brakiem lub opóźnionym dostarczeniem materiałów referencyjnych bądź wytycznych.

§ 8
Reklamacje

1. Reklamacje – zgłaszane w formie pisemnej pod rygorem nieważności – uwzględniane są w nieprzekraczalnym terminie 7 dni od daty otrzymania tłumaczenia przez Zleceniodawcę. W przypadku gdy w podanym terminie reklamacja nie zostanie złożona, uznaje się, że tłumaczenie zostało przyjęte jako wolne od wad.
2. W przypadku zasadnej reklamacji zastrzegamy sobie wyłączne prawo do dokonania korekty reklamowanego tłumaczenia.
3. Jeżeli tłumaczenie zawiera wady wynikające z trudno czytelnych, niekompletnych lub niepełnych wzorców tekstu lub z błędnej lub nieprawidłowej terminologii podanej przez Zleceniodawcę, Multi Lang Lab nie ponosi odpowiedzialności za te wady.
4. Zleceniodawca odpowiedzialny jest za dokładne i obiektywne określenie ewentualnych wad poprzez wskazanie i uzasadnienie niezgodności z odpowiednimi regułami gramatycznymi, stylistycznymi, wskazanie błędów merytorycznych, braku zgodności z oryginałem, braku zgodności z przewodnikami stylu, materiałami referencyjnymi i innymi instrukcjami oraz kwestiami stylistycznymi, estetycznymi lub związanymi z siłą przekonywania tekstu.
5. Termin usunięcia wad w tłumaczeniu jest ustalany indywidualnie razem ze Zleceniodawcą.
6. W przypadku gdy pierwsza próba usunięcia wad nie powiedzie się, Multi Lang Lab ma prawo do wprowadzenia ponownych poprawek do tłumaczenia w oparciu o kolejny, przygotowany przez Zleceniodawcę opis wad występujących w tłumaczeniu.
7. W przypadku gdy druga próba usunięcia wad zakończy się niepowodzeniem, Zleceniodawca ma prawo do obniżenia ustalonego honorarium.
8. Reklamacja nie będzie uznana w przypadku:
   • wprowadzenia zmian niespójnych z wcześniejszymi ustaleniami między Zleceniodawcą a Multi Lang Lab;
   • wprowadzenia zmian zawierających błędy merytoryczne lub językowe;
   • dokonania zmiany sensu tekstu źródłowego (dopisania lub usunięcia fragmentów, interpretowania tekstu źródłowego, dostosowania go do specyfiki polskiego rynku lub polityki marketingowej firmy);
   • żądania całkowitej zmiany stylu tekstu źródłowego (np. napisanego trudnym, technicznym językiem, mało czytelnego);
   • zastosowania przez Multi Lang Lab terminologii poprawnej, zgodnej ze słownikiem, o ile Zleceniodawca nie zalecił własnej, preferowanej terminologii;
   • wprowadzenia synonimów, parafraz oraz zmian stylistycznych „z dobrego na dobre”;
   • zastosowania w tekście wyrazów (rzekomo) dwuznacznych.
9. Reklamacje na zlecenia realizowane w trybach superekspresowym, ekspresowym i pilnym nie są przyjmowane, natomiast na wyraźne życzenie Zleceniodawcy tłumaczenia takie mogą zostać poprawione w ramach ceny za wykonaną usługę. Zlecając tłumaczenie w trybach superekspresowym, ekspresowym i pilnym, Zleceniodawca przejmuje ryzyko wystąpienia w tłumaczeniu wad, niespójności itp.
10. Multi Lang Lab nie ponosi odpowiedzialności za błędy merytoryczne w tłumaczeniu, które powstały na skutek błędów zawartych w tekście źródłowym lub z winy Zleceniodawcy.
11. Warunkiem uwzględnienia reklamacji jest nieprzekroczony termin płatności za wykonaną usługę.
12. Odpowiedzialność materialna Multi Lang Lab za usługi wykonane na rzecz Zleceniodawcy ograniczona jest maksymalnie do wynagrodzenia netto za zrealizowaną usługę.
13. Firma Multi Lang Lab zobowiązana jest do odszkodowania tylko wtedy, gdy zostanie jej udowodnione niedbalstwo lub wina umyślna. Do szkód powstałych na skutek rażącego niedbalstwa nie należą szkody wynikające z działania siły wyższej, awarii sprzętu komputerowego, łączy internetowych i telefonicznych, z problemów powstałych podczas przesyłania poczty elektronicznej, przerw w dostawach energii elektrycznej oraz szkody wywołane przez wirusy.

§ 9
Warunki płatności

1. Faktury za zlecone tłumaczenia wystawiane będą bezpośrednio po realizacji usługi przez Multi Lang Lab.
2. Płatności za zlecone tłumaczenia będą realizowane w formie przelewu na konto bankowe Multi Lang Lab wskazane na fakturze, w ciągu 7 dni od daty otrzymania faktury przez Zleceniodawcę.
3. Od przeterminowanych należności Zleceniobiorca będzie pobierać odsetki za zwłokę w wysokości ustawowej.
4. W przypadku klientów indywidualnych płatność następuje z góry w momencie składania zamówienia.
5. Autorskie prawa majątkowe do tłumaczenia Zleceniodawca nabywa dopiero z chwilą zapłaty za wykonaną usługę. W przypadku tłumaczeń literackich i naukowych przeznaczonych do publikacji, Zleceniodawca jest zobowiązany do podpisania odrębnej umowy o nabyciu praw majątkowych do tych materiałów.
6. Do momentu otrzymania całkowitej zapłaty, tłumaczenie pozostaje własnością Multi Lang Lab. Do tego momentu Zleceniodawca nie ma prawa do użytkowania tłumaczenia.
7. Zleceniodawca zobowiązuje się do poinformowania Multi Lang Lab o wszystkich okolicznościach, które mogłyby mieć wpływ na uiszczenie płatności za zrealizowane tłumaczenie. Zleceniodawca jest również zobowiązany do poinformowania Multi Lang Lab o fakcie wydania decyzji o wszczęciu postępowania upadłościowego w stosunku do jego majątku lub ogłoszeniu upadłości.

§ 10
Zasada poufności

1. Firma Multi Lang Lab oraz wszystkie osoby wykonujące tłumaczenia pisemne w jej imieniu, zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji dotyczących tłumaczonych tekstów.
2. Na życzenie Zleceniodawcy, Multi Lang Lab zobowiązuje się do zwrotu wszystkich materiałów oraz dokumentów otrzymanych od Zleceniodawcy w momencie złożenia przez niego zamówienia.

§ 11
Postanowienia końcowe

1. Wszelkie informacje oraz Regulamin zamieszczone na stronie internetowej www.pogotowietlumaczeniowe.pl nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.
2. Zasady świadczenia usług przez Multi Lang Lab podlegają prawu polskiemu i wyłącznej jurysdykcji sądów polskich.
3. Wszelkie różnice zdań Strony w pierwszej kolejności rozwiązywać będą w sposób polubowny, zgodnie z kryteriami zdrowego rozsądku, wzajemnego szacunku, szybkości i oszczędności, a w razie braku porozumienia – przez sąd właściwy dla siedziby Multi Lang Lab.
4. Zleceniodawca wyraża zgodę na wykorzystanie przez Multi Lang Lab jego znaku towarowego dla celów marketingowych oraz informowania innych podmiotów o fakcie współpracy ze Zleceniodawcą również dla celów marketingowych, o ile inne umowy zawarte pomiędzy Multi Lang Lab a Zleceniodawcą nie stanowią inaczej.
5. Zleceniodawca zobowiązuje się, że nie będzie nawiązywał kontaktów handlowych w zakresie świadczenia usług tłumaczeniowych z tłumaczami wykonującymi tłumaczenia dla Multi Lang Lab jako pracownicy lub podwykonawcy bez pośrednictwa Multi Lang Lab w okresie 36 miesięcy od wykonania ostatniego tłumaczenia na rzecz Zleceniodawcy przez Multi Lang Lab.
6. Zleceniodawca zobowiązany jest do zabezpieczenia Multi Lang Lab przed wszystkimi roszczeniami stron trzecich, powstałych na skutek naruszenia przez Zleceniodawcę przepisów prawnych, a szczególnie pokrycia wszelkich roszczeń wynikających z tego tytułu.
7. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.